L’organisation d’événement et la communication événementielle sont souvent l’option de choix pour faire rayonner votre entreprise, créer de l’engagement, améliorer votre notoriété, favoriser le recrutement, et bien plus. De plus, l’événementiel touche directement la dimension affective et émotive du public. Pourquoi? C’est simple : un événement vient avec un caractère tangible et dynamique qui permet aux gens de passer un bon moment et de goûter à la culture de votre entreprise pour le temps d’une soirée (ou d’une journée, ou d’un séjour!).
Toutefois, l’organisation d’événement n’est pas à prendre à la légère. Comme mentionné ci-haut, la notoriété et le rayonnement de votre entreprise est visé. Ainsi, le manque de structure et le manque de préparation peuvent mettre à risque la réussite de votre événement, certes, mais aussi mettre en péril l’image de votre entreprise et la crédibilité du message ou du service promu.
L’organisation, étape par étape.
Organiser un événement à succès nécessite du temps et de la planification. Effectuer des appels téléphoniques divers, échanger des courriels avec divers fournisseurs, exécuter une panoplie de tâches. Tous ces éléments sont inévitables dans le processus d’organisation.
Pour assurer la réussite d’un événement, il est nécessaire de structurer l’organisation et d’établir les étapes à franchir. Voici les six (6) étapes cruciales pour l’organisation d’un événement :
- Établir les bases et les objectifs du projet
- Concevoir un plan préliminaire
- Structurer l’événement (logistique, production, rôles et responsabilités)
- Développer les actions de communication à entreprendre
- Tenir l’événement
- Évaluer l’événement et en faire le bilan
Établir les bases et les objectifs du projet
L’événement doit être construit sur une base solide. Les fondements sont un élément décisif dans la crédibilité et dans la réussite de votre événement. Par exemple, vous pourriez commencer par vous poser les questions suivantes :
- À qui s’adresse l’événement?
- En quoi consiste l’événement?
- Où se déroulera l’événement?
- Quand est-il prévu?
- Comment doit-on s’y prendre (qui fait quoi)?
- Combien de temps et d’argent sont disponibles?
- Pourquoi l’événement a-t-il lieu?
- Quelles sont les attentes?
Ces questions semblent bien simples, mais elles vous permettront d’établir les bases de votre événement.
Concevoir un plan préliminaire et structurer l’événement
C’est le moment de mettre sur papier votre vision et d’élaborer votre événement. Le plan préliminaire permet non seulement d’avoir une vision globale de l’événement, mais aussi de veiller à ce qu’aucun élément ne soit manquant. Le plan préliminaire est comme une recette : tous les ingrédients et leurs quantités sont nommés. Si la liste d’ingrédients est bien élaborée, faire la recette sera un jeu d’enfant. Ainsi, dans le plan préliminaire, on y retrouve la durée de l’événement, les besoins, le moment idéal, des suggestions de lieux, l’échéancier, le budget, etc. Tout pour être en mesure d’organiser un événement bien étoffé.
Le type d’événement doit aussi être défini stratégiquement, et ce dernier doit être en harmonie avec l’objectif. Par exemple, l’organisation d’une conférence de presse est optimale pour obtenir une couverture médiatique. Toutefois, vous pouvez également opter pour un 5@7, une soirée festive ou encore une soirée reconnaissance pour rayonner tout en adoptant une formule plus informelle. L’organisation d’un lac-à-l’épaule, pour sa part, est idéale pour faire un retour sur vos objectifs organisationnels et tisser des liens avec les membres de votre équipe. Finalement, il y a aussi les congrès, les séminaires, les salons, les festivals, et bien plus.
La structure, pour sa part, s’intéresse surtout à la logistique nécessaire pour la tenue de l’événement et fait aussi référence aux éléments de production. On s’adresse ici aux fournisseurs, aux ressources humaines, aux ressources matérielles, aux ressources financières, etc.
Développer les actions de communication à entreprendre
L’organisation d’événement comporte un volet communicationnel très important. D’abord, la communication événementielle peut être décrite comme étant l’assemblage d’actions de communication articulées autour d’un événement, ayant comme objectif d’en faire la promotion et de capter l’attention du public ciblé. La communication événementielle est plus qu’une action de promotion. Elle permet de faire refléter une image positive de votre entreprise et illustrer votre positionnement. Le choix des mots est ainsi très important, autant pour l’adhésion du public que pour la notoriété de votre entreprise.
Tenir l’événement
C’est le moment de mettre en action toutes les préparations effectuées. Lors de la tenue de l’événement, l’élément majeur à considérer est la logistique et la gestion des ressources humaines et matérielles. L’organisateur se doit de rester proactif pour être en mesure de s’adapter au besoin.
Évaluer l’événement et faire le bilan
Finalement, l’évaluation et le bilan sont des éléments parfois négligés. Or, il est nécessaire de faire un retour sur la tenue de l’événement et ses préparatifs pour analyser quels sont les bons coups et les mauvais coups. De cette façon, l’organisateur pourra identifier les points à améliorer, concevoir un document bilan et évaluer les profits amassés ou encore les retombées positives de l’événement.
