Adjoint.e, communication et administration

BEAUDOIN relations publiques est une firme en pleine croissance, reconnue pour son approche humaine, stratégique et rigoureuse. Depuis 10 ans, nous accompagnons nos clients dans la gestion de leur réputation, les stratégies de communication, les relations médias, la rédaction de contenus à haute valeur ajoutée et la formation.

RÔLE

Sous la supervision du président, l’adjoint.e, communication et administration joue un rôle clé dans le bonfonctionnement des activités internes de BEAUDOIN relations publiques. La personne agit comme point central decoordination administrative, de soutien à la direction, de communication interne et d’appui logistique. Ce rôle polyvalentcontribue activement à l’efficacité de l’équipe, à l’expérience employé et à la fluidité des opérations.

RESPONSABILITÉS

Regroupées sous quatre volets (administration du bureau, administration des projets, soutien à la direction et soutien auxcommunications et événement), les responsabilités du titulaire de ce poste comprennent, entre autres :

• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (suivi des dossiers clients, gestion du courrier et des courriels, classement, gestion d’inventaire et de matériel, etc.);
• Soutenir activement la direction dans la planification, l’organisation et le suivi des priorités administratives;
• Planifier les rencontres de l’équipe (préparer les ordres du jour, prendre les notes, rédiger les compte rendus et assurer les suivis des actions);
• Rédiger, réviser et diffuser la correspondance courante et des documents de communication;
• Créer, réviser et mettre en forme divers documents (communiqués de presse, matériel de formation, offres de service, présentations, correspondance interne et externe, etc.);
• Préparer différents rapports (rapport mensuel de client, rapport de couverture médiatique, etc);
• Identifier les besoins et effectuer le suivi des dossiers en collaboration avec les collègues concernés;
• Participer à la mise à jour du site web et des réseaux sociaux;
• Ouvrir et mettre à jour les informations sur les clients et les projets dans les logiciels appropriés, en plus de participer à la facturation des projets;
• Accueillir les clients, fournisseurs ou tout autre intervenant se présentant ou communiquant avec l’entreprise;
• Participer à l’organisation logistique de différents événements, formations, réunions et rencontres clients;
• Communiquer avec différents partenaires externes pour assurer le déploiement efficace des dossiers;
• Réaliser et mettre à jour des tableaux d’analyse financière;
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire à la gestion efficace des différents dossiers ou pouvant être demandée par son supérieur immédiat.

PROFIL RECHERCHÉ

• Minimum de 2 années d’expérience pertinente en secrétariat (DEP) ou administration (DEC);
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit; Rigueur, autonomie et sens de l’organisation;
• Excellente gestion du stress, du temps et des priorités;
• Discrétion, professionnalisme et entregent;
• Diplomatie et habileté à travailler en concertation avec de multiples intervenants et les collègues;
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément;
• Maîtrise des outils informatiques (Office 365,Internet, IA, Antidote, Canva, médias sociaux, etc.);
• Avoir une flexibilité et une disponibilité par rapport à l’horaire de travail;
• Intérêt envers l’actualité et les défis actuels;
• Détenir un permis de conduire et une voiture puisque des déplacements sont possibles.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Un poste à temps complet, 35 h par semaine;
• Un horaire flexible et une possibilité de télétravail;
• Un environnement stimulant, humain et collaboratif;
• Un accès à des projets variés et d’envergure;
• Salaire à discuter selon l’expérience;
• Conciliation travail-famille-vie personnelle;
• Accès au programme Santé et Mieux-Être (après6 mois en poste);
• Accès au programme RVER.

Postulez au plus tard le 23 juillet 2025 à l’adresse [email protected].

Seules les candidatures retenues seront contactées.