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L’organisation d’événement et la communication événementielle sont souvent l’option de choix pour faire rayonner votre entreprise, créer de l’engagement, améliorer votre notoriété, favoriser le recrutement, et bien plus. De plus, l’événementiel touche directement la dimension affective et émotive du public. Pourquoi? C’est simple : un événement vient avec un caractère tangible et dynamique qui permet aux gens de passer un bon moment et de goûter à la culture de votre entreprise pour le temps d’une soirée (ou d’une journée, ou d’un séjour!).

Toutefois, l’organisation d’événement n’est pas à prendre à la légère. Comme mentionné ci-haut, la notoriété et le rayonnement de votre entreprise est visé. Ainsi, le manque de structure et le manque de préparation peuvent mettre à risque la réussite de votre événement, certes, mais aussi mettre en péril l’image de votre entreprise et la crédibilité du message ou du service promu.

L’organisation, étape par étape.

Organiser un événement à succès nécessite du temps et de la planification. Effectuer des appels téléphoniques divers, échanger des courriels avec divers fournisseurs, exécuter une panoplie de tâches. Tous ces éléments sont inévitables dans le processus d’organisation.

Pour assurer la réussite d’un événement, il est nécessaire de structurer l’organisation et d’établir les étapes à franchir. Voici les six (6) étapes cruciales pour l’organisation d’un événement :

1. Établir les bases et les objectifs du projet
2. Concevoir un plan préliminaire
3. Structurer l’événement (logistique, production, rôles et responsabilités)
4. Développer les actions de communication à entreprendre
5. Tenir l’événement
6. Évaluer l’événement et en faire le bilan

Établir les bases et les objectifs du projet

L’événement doit être construit sur une base solide. Les fondements sont un élément décisif dans la crédibilité et dans la réussite de votre événement. Par exemple, vous pourriez commencer par vous poser les questions suivantes :

- À qui s’adresse l’événement ?

- En quoi consiste l’événement ?

- Où se déroulera l’événement ?

- Quand est-il prévu ?

- Comment doit-on s'y prendre (qui fait quoi) ?

- Combien de temps et d’argent sont disponibles ?

- Pourquoi l’événement a-t-il lieu ?

- Quelles sont les attentes ?

En 2022, avoir une nouvelle à annoncer ne suffit plus. En effet, avec les médias traditionnels et sociaux, un message doit s’adapter selon le médium et le public à qui il s’adresse, en plus de prendre en considération le moment de sa diffusion, qui a un impact sur la portée du message.

Concrètement, on n’annonce pas la vente d’un nouveau produit à un journaliste de la même façon qu’on informe nos abonnés sur Facebook. Il ne s’agit pas de tout refaire et tout remanier, mais plutôt d’adapter. En fait, l’idéal est même d’en faire des contenus qui seront complémentaires entre eux.

Comment s’y prendre? Ce n’est pas si compliqué! Il faut toutefois bien connaître quelques règles de base afin de mettre toutes les chances de son côté.

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Site web

L’information qui est annoncée publiquement (ex. : nouveau service, nouveau produit, acquisition, déménagement, etc.) doit se trouver sur le site web de l’entreprise. Des journalistes ou clients qui apprendront la nouvelle sur un réseau social, par exemple, auront probablement le réflexe de se référer au site Internet pour en savoir plus. Aussi, il est toujours pertinent d’avoir un hyperlien vers le site pour y amener le public qui souhaite obtenir plus de détails… et peut-être découvrir d’autres produits et services offerts!

Médias traditionnels (journaux, radio, télé)

Depuis quelques années, la diminution du nombre de journalistes dans les salles de nouvelles contraint les relayeurs d’informations à être plus polyvalents. Ils et elles ont souvent beaucoup de sujets à couvrir et doivent trouver un angle différent de leurs compétiteurs afin de sortir du lot. C’est pourquoi l’approche personnalisée est une méthode de plus en plus privilégiée. Cela demande un peu plus de temps que d’envoyer un courriel de masse, mais cette façon de faire peut s’avérer plus profitable pour une meilleure visibilité dans la sphère médiatique.

Si la nouvelle que vous souhaitez annoncer est de nature économique, par exemple, l’idéal est de trouver les adresses courriel des journalistes qui couvrent ce secteur au sein des différents médias de votre région. Ensuite, vous leur écrivez un à un en leur expliquant votre annonce (les grandes lignes de la nouvelle), en joignant un communiqué de presse et en vous montrant disponible pour une entrevue, au besoin.

Facebook

De l’ensemble des réseaux sociaux, Facebook est celui sur lequel on retrouve la plus grande variété de contenus (courts et longs textes, avec ou sans photo/vidéo, avec ou sans renvoi vers le web, etc.).

Dans une publication Facebook, on recommande d’insérer un lien cliquable qui renvoie vers le site web. En effet, Facebook permet d’informer son auditoire, mais la plateforme est aussi l’occasion de générer du trafic sur son site Internet.

L’ajout d’un support visuel (image, photo, vidéo, etc.) est également pertinent, puisque c’est généralement ce qui accrochera l’œil des utilisateurs.

Si des entreprises sont partenaires de votre projet, il peut être approprié de les nommer et les identifier dans la publication.

Une autre facette intéressante de Facebook est l’interaction que vous pouvez avoir avec votre clientèle. Par exemple, on peut demander leur appréciation d’un produit, sonder leur intérêt sur un type de service, etc.

Sur Facebook, il est aussi possible de se positionner dans son domaine en publiant à l’occasion, par exemple, des conseils, des « Saviez-vous que… », des petits rappels, etc. Il s’agit aussi d’un réseau social sur lequel vous pouvez partager des articles ou reportages en lien avec votre industrie.

LinkedIn

La plateforme LinkedIn revêt, quant à elle, un aspect plus « professionnel ». Ce médium rejoint principalement des professionnels, des partenaires, des gens de l’industrie, etc.

LinkedIn est l’espace pour recruter de nouveaux talents et partenaires et pour développer de nouvelles opportunités d’affaires. C’est sur LinkedIn que l’on doit se positionner comme leader dans son industrie.

Il peut être également intéressant de partager, à l’occasion, des articles ou des reportages sur votre domaine d’activité.

Twitter

Il faut savoir que sur Twitter, le titre est d’une importance primordiale, étant donné le nombre impressionnant de messages qui défilent constamment sur la plateforme. La présence de mots-clics (hashtags) augmente aussi les chances d’être lu et retweeté.

Sur Twitter, le contenu doit demeurer concis et on retrouve principalement des tweets relatifs à l’actualité de l’entreprise, un lancement d’un nouveau produit/service, des activités en lien avec le secteur d’activité, etc.

Il est important de savoir que Twitter est un média très prisé par le monde journalistique.

Instagram

Instagram a gagné du terrain dans les dernières années. Certains croient, à tort, que cette plateforme est utilisée uniquement par les jeunes et les influenceurs de ce monde.

Il faut d’abord et avant tout comprendre l’essence de cette plateforme : ici, on s’intéresse plus au contenant (visuel) qu’au contenu. En d’autres termes, il faut dire visuellement ce qu’on a à dire et y aller à l’essentiel, préférablement à l’aide d’images évocatrices, de phrases punchées (quelques mots seulement, des verbes, etc.) jumelées à un visuel attrayant. Il est également possible de diffuser des vidéos, de courte durée, avec un contenu concis et efficace. Ces vidéos peuvent être ajoutées sur votre profil sous forme de réel ou elles peuvent être partagées de manière éphémère sous formes de story. 

Tout comme Facebook, Instagram permet d’interagir avec son audience.

Pinterest et Tik Tok font aussi partie des médias sociaux populaires. Le premier étant un lieu infini pour trouver de l’inspiration, alors que le deuxième est l’endroit par excellence pour laisser aller toute sa créativité.

De son côté, YouTube permet plutôt de raconter des histoires de manière visuelle : documentaires, entrevues, images de type « en coulisses », etc.

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À retenir!

Les médias sociaux ont beaucoup d’avantages, mais ils viennent aussi avec leur lot d’inconvénients. Il vaut mieux concentrer ses efforts sur une ou deux plateformes, bien les maîtriser et être performant, plutôt que d’en avoir trop et ne pas être en mesure de les alimenter adéquatement.

À noter qu’il est aussi recommandé d’avoir une certaine uniformité dans le ton et le langage utilisés sur les médias sociaux, afin que la personnalité « sociale » de l’entreprise se ressente et soit cohérente avec son image.

Bien que l’importance des médias sociaux n’est plus à démontrer, il ne faut pas non plus négliger la pertinence des médias traditionnels. Un bon article publié par un média traditionnel vient renforcer la crédibilité de votre entreprise et cela sert de contenu pertinent à publier sur vos différentes plateformes.

C’est donc la somme des divers médiums disponibles qui contribue à donner une visibilité intéressante à votre entreprise ou votre produit.

Références :

• https://veilletourisme.ca/2014/08/13/comment-adapter-son-contenu-a-chaque-reseau-social/
• https://www.agence-equation.com/medias-sociaux/limportance-dadapter-message-format-publicitaire-selon-media-utilise/
• https://www.escouadenumerique.quebec/blogue/comment-adapter-un-meme-contenu-pour-plusieurs-plateformes

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À propos de la relation client-relationniste

Pour qu’un client décide de travailler avec un relationniste, conseiller ou stratège en communication, il est essentiel qu’une bonne «chimie» soit au rendez-vous entre les deux parties. Mais après? Comment entretenir cette relation? La liste ci-dessous vous aidera à COCHER les éléments qui font de la collaboration entre une équipe de relations publiques et un client un match parfait!

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Il est évident que la relation entre le client et le relationniste est basée sur la confiance. Le client doit faire confiance à l’agence engagée, à ses idées et à son niveau de confidentialité, s’il y a lieu. De son côté, le conseiller doit être à l’écoute du client et faire confiance aux données avancées, aux besoins exprimés, etc.

D’ailleurs, un sondage effectué il y a quelques années auprès de 450 cabinets de moyenne et de grande taille montre que le client, lorsqu’il choisit une firme, prête davantage attention à la qualité du service qu’à l’expertise du consultant.

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Dans le cadre de leur travail, les membres d’une équipe de relations publiques font toujours preuve d’objectivité. C’est cet élément qui leur permet d’avoir un pas de recul et d’offrir au client une vision externe et objective de la situation à résoudre. C’est en étant neutre que le consultant en communication peut se placer dans la peau du destinataire du message (clients, employés, partenaires, etc.). C’est aussi pour cette raison qu’il posera beaucoup de questions et s’assurera de bien comprendre le message à véhiculer.

C

Généralement, une complicité se crée entre le client et les intervenants externes avec qui il aura à travailler. Du moins, c’est ce qui est souhaitable pour un travail collaboratif efficace. La personne externe affectée à un projet est un facteur très déterminant pour le client. En effet, on s’attend habituellement à ce que les rapports avec des consultants soient conviviaux et agréables. Et si c’est le cas, on pourrait voir naître une collaboration qui s’échelonnera sur plusieurs années!

H

Pour plusieurs, l’honnêteté dans la relation client-consultant va de soi. Mais elle est primordiale dans une collaboration avec un relationniste. En effet, si une entreprise embauche une agence de relations publiques externe pour mettre à terme un projet en communication, elle a un devoir de transparence envers son consultant. Rien de pire pour des professionnels de firmes externes que de découvrir des « squelettes dans le placard » de leurs clients en plein milieu de mandat!

E

Le client et son relationniste doivent obligatoirement travailler en équipe.
Lorsque la firme de communication a besoin de validation du client pour approuver du matériel, ce dernier se doit de répondre présent, et ce, dans un court délai afin de permettre à l’équipe de la firme externe de continuer son travail. De son côté, l’agence de relations publiques s’engage à faire des suivis réguliers à son client.

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L’agence de relations publiques se doit de respecter les attentes et les objectifs du client. Le conseiller doit d’abord s’assurer de bien saisir les attentes de son client, tandis que ce dernier, de son côté, doit être clair sur les enjeux à considérer et le but à atteindre. Les deux parties doivent s’assurer de démarrer le mandat sur de bonnes bases et parler le même langage pour éviter de travailler dans des directions opposées. Pour le client, il peut parfois être difficile de comprendre les méthodes utilisées en relations publiques. C’est pourquoi un respect mutuel s’impose entre les deux organisations.

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Dans toute activité de relations publiques, plusieurs éléments doivent être pris en compte. Évidemment, il faut proposer un contenu de qualité, des interventions et des intervenants pertinents, une idée qui sort de l’ordinaire et tout cela, présenté de façon irréprochable. Toutefois, une composante semble parfois être négligée : le timing ! L’expression « avoir un mauvais timing » se prête énormément aux relations publiques, puisqu’elle peut littéralement changer les retombées que peuvent avoir vos actions de communication.

Voyons en quoi il peut jouer un rôle crucial dans vos communications :

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1. Le timing... en gestion de crise.

En communication de crise, les premières heures sont les plus cruciales et quand le malheur frappe, les intervenants concernés n’ont que très peu de temps pour prendre des décisions importantes, mettre en place les mesures d’urgence, répondre aux médias, rassurer les employés et les clients, etc.

Lorsqu’un plan de mesure d’urgence est élaboré pour une entreprise, il est plus simple d’agir rapidement puisque tout est déjà planifié : la composition de la cellule de crise, la mécanique du déclenchement de la crise, la liste de contacts, le réseau et la chaîne de communication, la gestion de l’espace physique, etc. Tout ce qu’il reste à faire est de mettre le plan en action.

Or, qu’un plan soit mis en place ou non, il faut toujours agir très rapidement. Pour éviter une atteinte importante à la réputation d’une entreprise, gardez en tête que tout se joue dans les premières heures, voire les premières minutes qui suivent les premiers signes de crise.

2. Le timing… dans l’organisation d’événements.​

• Le moment de l'année

Il est faux de penser que le moment de l’année pour tenir un événement est anodin. En fait, il peut littéralement changer l’impact que celui-ci aura dans l’espace public.

En ce sens, le travail du relationniste est de trouver le meilleur moment dans l’année pour tenir l’événement du client, en tenant compte du public cible et de la réalité de l’organisation. Par exemple, si vous organisez un congrès pour des comptables, il serait assez maladroit de le tenir pendant la période des impôts. Si vous tenez un colloque pour des entrepreneurs en construction, l’été serait évidemment à éviter. C’est pourquoi il est important qu’un expert en communication juge du meilleur moment pour que l’événement soit un succès!

• La date d'échéance

Il n’est pas rare qu’un relationniste doive agir très rapidement pour organiser un événement. En effet, il existera toujours des clients qui ont besoin de lui à la dernière minute, pour toutes sortes de raisons. Le travail de l’expert en communication est de déployer toutes ses ressources pour l’événement à temps. Croyez-nous, tout est possible, même quand on pense que le temps va nous manquer !

• Les autres événements

Rien de pire qu’organiser un événement ou lancer un produit quand votre concurrent le fait la même journée. Cet enjeu a poussé Beaudoin relations publiques à créer un calendrier des événements qui permet aux entreprises d’ajouter les dates de leurs activités à l’agenda (même les événements virtuels). Résultat? On évite d’organiser quelque chose en même temps qu’une autre organisation, ce qui est gagnant pour tous. Le timing, c’est aussi de de déterminer un moment où un maximum de gens seront disponibles.

3. Le timing… en relations de presse.​

Depuis quelques années et encore plus avec la crise actuelle, les effectifs dans les salles de nouvelles sont de plus en plus réduits, ce qui change énormément la réalité des journalistes. Il est donc important de tenir compte de la réalité de ces derniers quand on leur envoie du contenu. 

À ce sujet, envoyer un communiqué de presse la fin de semaine peut être un coup d’épée dans l’eau : les salles de nouvelles sont très réduites et les journalistes sont, pour la plupart, en congé. Pour mettre toutes les chances de votre côté, il faut privilégier envoyer votre nouvelle en semaine, de jour.

Toutefois, nous comprenons qu’il peut y avoir des raisons qui vous poussent à envoyer un contenu hors de ces heures : il suffit de faire un suivi avec les journalistes-clés pour être certains qu’ils aient bien reçus votre nouvelle.

4. Le timing… quand il est question de saisir les opportunités.

Réagir à un élément de l’actualité qui concerne le champ d’expertise de votre entreprise pour générer du contenu, c’est aussi ça avoir un bon timing ! En effet, il peut être intéressant de rester à l’affût des nouvelles qui concernent votre domaine afin de donner votre opinion ou d’expliquer en quoi cette annonce peut toucher votre entreprise. Il s’agit d’une bonne façon de saisir les opportunités et de vous positionner sur un enjeu précis.

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Une entreprise qui ne fait pas un minimum d’activités de communication est beaucoup plus à risque de rester dans l’ombre ou tomber dans l’oubli du public. Il est donc inutile de dire que les relations publiques sont indispensables de nos jours ! Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici un guide présentant les bonnes et les mauvaises pratiques en relations publiques.

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BONNES PRATIQUES

- Identifier sa cible

L’angle du message à envoyer variera bien souvent en fonction du média ou du public ciblé. C’est pourquoi il importe de déterminer à l’avance à qui on s’adresse. Il est également bon d’entretenir les relations établies, notamment avec les journalistes et les influenceurs.

L’un des trucs pour créer des liens plus facilement avec eux est de mettre de l’avant l’humain au coeur de l’entreprise.

Pour avoir accès aux personnes influentes ou stratégiques pour vous, il suffit de consulter le site web des médias ciblés. Pssst! N’hésitez pas non plus à consulter les pages Facebook, LinkedIn ou Instagram des entreprises, médias ou influenceurs.

Enfin, des firmes de relations publiques possèdent les listes des médias avec les coordonnées des journalistes. N’hésitez pas à faire appel à leurs services.

- Choisir le bon canal de communication

Quand diffuser sa nouvelle? Pour certains, cette question peut paraître banale, mais en choisissant le bon moment pour partager votre histoire, vous augmentez vos chances d’obtenir une meilleure exposition médiatique. Il faut savoir déterminer le moment propice et être à l’affût pour saisir les opportunités qui peuvent se présenter.

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MAUVAISES PRATIQUES

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Lorsqu’une entreprise ou un organisme a une nouvelle à annoncer (nomination, nouveau produit, nouveau service, déménagement, etc.), les dirigeants souhaitent généralement que les médias traditionnels diffusent l’information. Parfois, certains seront déçus de constater la faible portée de leur nouvelle. Saviez-vous que les médias traditionnels ont des missions différentes et qu’ils ne couvrent pas tous l’actualité de la même façon?

Voici un petit tour d’horizon pour vous aider à mieux distinguer chacun d’eux :

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Télévision

Sans surprise, pour qu’une nouvelle retienne l’attention d’une station de télévision, elle doit idéalement avoir du bon matériel visuel. Par exemple, lorsqu’une annonce se fait sous forme de conférence de presse ou lorsqu’un événement est intéressant visuellement, cela augmente les chances d’attirer un média télévisé.

Il est aussi possible, dans certains cas, de fournir des images ou un lien vers une vidéo promotionnelle, par exemple, afin que la station puisse les diffuser pour agrémenter le reportage.

Cela dit, de nos jours, les stations de télévision ont généralement un site web où l’information est régulièrement mise à jour. Il est donc possible qu’une nouvelle soit traitée via le site Internet, sans pour autant faire l’objet d’un reportage diffusé à la télé. Enfin, il est important de préciser que le média télévisé n’est pas un ensemble homogène et que chaque antenne a sa propre orientation éditoriale (télévision d’état, télévision commerciale, chaînes spécialisées, télévision communautaire…).

Radio commerciale-musicale

Comme son nom l’indique, une radio dite « commerciale » et/ou « musicale » met l’accent sur la publicité et la musique. L’information est rarement priorisée par ce type de média. Un bulletin de nouvelles et des manchettes sont présentés quelques fois par heure aux auditeurs et auditrices, mais les journalistes ne disposent que de peu de temps pour résumer l’actualité de la journée. Il n’y a donc pas place, dans ce type de radio, pour approfondir un sujet ou réaliser de grandes entrevues. Notons également que le nombre de journalistes affectés dans les salles de nouvelles n’est pas très élevé; parfois un ou deux seulement.

Toutefois, un site web est généralement mis à jour et il est possible de retrouver certaines actualités.

Radio « parlée »

Les radios « parlées » sont celles où une grande place est accordée aux sujets d’actualité et aux entrevues. En plus des bulletins d’informations diffusés à plusieurs moments durant la journée, les émissions de ces stations sont collées sur l’actualité. Par exemple, si un sujet fait la manchette, il est évident qu’on cherchera à faire intervenir une personne pour en discuter ou pour commenter la situation.

Ces stations de radio s’intéressent généralement aux informations qui touchent leur région; les bonnes nouvelles, comme les moins bonnes. Les entrevues dans ces radios peuvent être en direct ou préenregistrées, selon les situations. Lorsqu’une entreprise annonce une nouvelle, il est donc fortement suggéré de rendre disponible une personne qui pourra répondre aux questions, en cas de demandes d’entrevues.

Tout comme la plupart des médias, ces stations de radio ont aussi un site Internet où sont mis en ligne les grands titres de la journée. 

Radio communautaire

Les radios communautaires traitent en général de sujets plus locaux. Il arrive que ce type de média offre une belle tribune aux entreprises/organismes/produits de la région où est située la station. En plus de diffuser la nouvelle dans un bulletin d’information, il n’est pas rare qu’un animateur ou une animatrice demande de faire une entrevue avec une personne représentant l’entreprise ou l’organisation.

Certains sous-estiment, à tort, la portée des radios communautaires. Elles sont très écoutées dans leur milieu par la population et peuvent avoir de réelles retombées pour les entreprises régionales ou les produits locaux. Il s’agit d’une référence très pertinente pour les gens qui habitent dans une région où les radios commerciales et parlées traiteront souvent des grands centres ou de la région dans son ensemble et non des plus petits villages.

Journaux

Dans le monde des journaux, il existe deux grandes familles : les hebdomadaires et les quotidiens. Chacun a sa vocation et traite l’actualité de manière différente.

Du côté des hebdos, comme les éditions sont publiées chaque semaine, on retrouvera généralement un résumé des grandes nouvelles de la semaine, bien que le site Internet soit alimenté chaque jour avec l’actualité quotidienne. Souvent, les autres sujets abordés dans les éditions « papier » seront plutôt intemporels. On y lira, par exemple, des portraits de gens inspirants, d’entreprises innovantes, de produits locaux inusités, etc. Il peut donc être intéressant de trouver un angle différent à sa nouvelle afin d’y intéresser un ou une journaliste d’une publication hebdomadaire.

Pour les quotidiens, la réalité est tout autre. Dans leur cas, les publications doivent absolument suivre l’actualité. Lorsqu’une nouvelle importante survient en mi-journée, par exemple, l’ensemble de la salle de rédaction sera mis à contribution afin de recueillir le plus de réactions possible, en vue de préparer l’édition du lendemain. Il est suggéré de suivre l’actualité afin de pouvoir profiter d’un momentum et ainsi faire parler de sa nouvelle. Cela fait augmenter les chances de susciter l’intérêt du média.

La particularité des journaux, autant les hebdomadaires que les quotidiens, est qu’ils doivent composer avec une date de publication et respecter l’heure de tombée en vue de l’impression.

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Évidemment, cet article se veut un survol et n’a pas abordé la presse spécialisée (les magazines, les médias étudiants, etc.) et les médias sociaux. Toutefois, il va sans dire que chaque média possède ses plateformes sociales et que ces dernières sont régulièrement mises à jour avec du contenu tantôt de divertissement, tantôt d’information.

Références :

• Nos années d'expérience!

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Conférence de presse - 10 raisons d'engager un professionnel en relations publiques

Par Guylaine Beaudoin, présidente de Beaudoin relations publiques

Voici 10 raisons d’engager un professionnel en relations publiques pour organiser votre conférence de presse et assurer le succès de celle-ci :

1- Il vous dira si le sujet de votre conférence de presse constitue une nouvelle. Il faut comprendre que pour qu’une nouvelle soit traitée par un journaliste, il faut qu’elle s’adresse à son auditoire.

Également, la conférence de presse n’est pas le seul moyen de rejoindre les journalistes. Certaines nouvelles peuvent être relayées en utilisant d’autres types de relations de presse (communiqué de presse, rencontre personnalisée…).

2- Il s’assurera d’avoir une liste de médias à jour. Le monde des médias est en constante mutation. Les journalistes sont de plus en plus mobiles et changent de médias et de région. Maintenir une liste à jour est un réel défi pour les personnes qui réalisent des relations de presse occasionnellement.

3- Il choisira le meilleur moment. Les journalistes se déplacent rarement le week-end et en soirée. Les caméramans entrent au travail à différentes heures selon les stations de télévision et certains journalistes doivent se libérer pour des émissions du midi. Il est important de connaître la réalité de l’univers médiatique.

4- Il acheminera les invitations aux médias au bon moment et assurera des rappels téléphoniques. De plus, il fera parvenir les invitations à votre liste d’invités et confirmera leur présence.

5- Il s’assurera que le déroulement corresponde à la formule de l’événement. Une conférence de presse, l’expression le dit, est destinée à la presse. Il est important de connaître les enjeux et les délais des journalistes. La conférence de presse doit être structurée et efficace. Les discours doivent correspondent à la nouvelle et être succincts. Ce n’est pas le moment de s’emballer ou de réciter un discours-fleuve. De plus, les divers intervenants doivent apporter des éléments nouveaux et éviter de se répéter. Enfin, le déroulement doit respecter le protocole, surtout lors d’une annonce ministérielle.

De nos jours, la communication écrite est prédominante dans nos relations d’affaires. Courriel, médias sociaux, rapport, clavardage… tous ces outils sont au cœur de nos communications. Il faut cependant être soucieux de ses échanges dans toute cette rapidité afin de demeurer efficace tout en protégeant son image et sa réputation.

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Orthographe à privilégier :

• Réduire l’usage des mots qui laissent planer le doute. Un texte convaincant inspire la confiance en soi et la fiabilité. En voulant être polies, certaines personnes paraissent timides dans leur rédaction. En ce sens, il faut réduire l’usage des « peut-être », « presque » et « probablement ». Il faut aussi réduire l’emploi du conditionnel (je peux en après-midi au lieu de je pourrais en après-midi).
   
• Utiliser une forme affirmative. Il faut essayer de remplacer les « ne…pas » par des synonymes affirmatifs : N’est pas certain devient incertain, ne pas accepter devient rejeter, n’est pas possible devient impossible…
   

• Remplacer le verbe «être» par des verbes d’action. L’emploi du verbe «être» peut devenir très répétitif. Il faut varier les verbes pour donner du style à la communication.
   

• Garder le sujet principal et le verbe d’action ensemble. Il est plus difficile de comprendre les phrases dans lesquelles le sujet est séparé du verbe. Il est préférable de mettre les compléments de phrases à la fin de celles-ci. Par exemple : Les phrases dans lesquelles le sujet est séparé du verbe, comme dans le présent exemple, rendent les lecteurs perplexes à Les phrases rendent les lecteurs perplexes lorsque le sujet et le verbe sont séparés, comme dans l’exemple précédent. Il faut faire des phrases simples, et si possible, avec une seule idée par phrase.
   

• Ne pas abuser de la ponctuation. Trop, c’est comme pas assez. Un point d’exclamation n’attire pas plus l’attention et ne donne pas plus d’importance au mot s’il est mal utilisé.
   

• Alléger son texte. Il est conseillé de séparer son message en paragraphe au lieu d’envoyer un gros bloc de texte, surtout dans un courriel. Cela permet d’ordonner les idées. Attention cependant de ne pas abuser, trop de séparations peuvent devenir étourdissantes et donnent l’effet contraire.
   

Conseils clés :

• Lorsqu’il s’agit de planifier un rendez-vous, soyez proactifs. Au lieu de demander les disponibilités de l’autre pour une rencontre, proposez directement un jour et une heure. Êtes-vous disponible pour me rencontrer le jeudi 14 juillet à 14 h ? De cette façon, la planification de la rencontre sera plus efficace, car le répondant proposera un autre moment ou acceptera tout de suite. Cela évitera de seulement se lancer la balle pour trouver une date. 
   

• Essayer de personnaliser le courriel. Si on sait que le répondant était en vacances la semaine précédente, pourquoi ne pas commencer son message en en faisant mention ? La personne se sentira interpellée.
   

• Ne pas démontrer trop de proximité si vous ne connaissez pas personnellement votre interlocuteur. Privilégiez dans un courriel Bonjour M. Boucher à Allo Pierre. Si vous pouvez tutoyer la personne, elle vous le mentionnera. Ce conseil vaut même pour une personne que vous croyez plus jeune que vous.
   

• Toujours vérifier son texte lors d’un envoi ou une publication sur les réseaux sociaux. Les fautes d’orthographe font perdre de la crédibilité à l’auteur du texte. Ce conseil s’applique aussi pour l’élément que vous partagez.
   

• En affaires, il est vivement déconseillé de régler les situations personnelles ou professionnelles publiquement. Les gens à qui vous vous adressez seront offensés, certaines personnes qui n’ont aucun lien avec la situation pourront se sentir visées et vous informerez votre communauté d’une situation privée. Même (et surtout) sous le coup de l’émotion, on garde notre réserve.
   

Source : « Pour améliorer les communications d’affaires », Contact Costco, juillet-août 2018, p.9

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Vous avez la chance de compter sur le talent d’une ressource en communication à l’interne et vous vous demandez quels pourraient être les bénéfices d’embaucher une firme externe pour votre prochain projet? Ces quelques éléments vous guideront dans votre réflexion.

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1. Regard extérieur

L’avantage principal de faire appel à une agence externe en communication est la perspective extérieure que cette équipe aura sur votre réalité. Cela permet d’obtenir un regard neutre sur les enjeux et le projet à réaliser. Avoir un observateur avec un oeil distancé et externe à la situation vous permettra sans aucun doute de voir différemment votre entreprise et ses multiples enjeux stratégiques.

Vous connaissez certainement votre entreprise sur le bout des doigts. Vous pourriez nous parler pendant des heures de votre secteur d’activité, des menaces ou des opportunités du marché dans lequel oeuvre votre entreprise, etc. Mais avez-vous déjà pensé qu’un pas de recul est souvent très bénéfique à l’analyse d’une situation ? C’est là que l’agence externe devient une alliée de première ligne, permettant de vous faire voir des enjeux que vous n’auriez peut-être pas décelés. Le cabinet de relations publiques a la distance nécessaire et dispose d’une vision plus objective et indépendante, et surtout, sans émotion.

2. Services et expertises multiples

Les forces complémentaires d’une équipe spécialisée en communication sont un aspect plus que positif pour une entreprise. En effet, les professionnels d’une même agence ont souvent tous des expertises différentes et complémentaires. C’est d’ailleurs l’un des éléments qui favorisera le développement et le succès de votre projet de communication. L’expérience des relationnistes constitue définitivement l’atout principal d’un cabinet externe.

Trop souvent, une organisation croira qu’elle est en mesure d’exécuter son plan de communication à l’interne, mais se rendra compte rapidement que le projet se met à évoluer et qu’il faut finalement gérer des imprévus de tout ordre. C’est à ce moment, en mode « panique », qu’on fait généralement appel à une firme externe. Or, il est beaucoup plus facile pour un conseiller/stratège extérieur de faire partie du projet dès le début puisqu’il sera ainsi plus outillé et sera au fait de la démarche, des objectifs et des enjeux à évaluer.

3. Mine d'or de contacts

Une agence de relations publiques possède un carnet de contacts bien garni : médias, gens d’affaires, milieu politique, influenceurs, etc. Non seulement cela peut vous être utile, mais surtout, cela assure une crédibilité et une notoriété auprès de vos publics. Elle possède aussi des accès à plusieurs bases de données qui permettent de créer des listes de médias spécialisés, pour trouver les journalistes qui oeuvrent dans votre domaine d’activité.

Une bonne firme de communication entretient des liens personnalisés et courtois avec les journalistes. Ceux-ci savent donc que lorsqu’une nouvelle est annoncée ou qu’un événement est organisé par le biais de cette agence, il s’agit d’une information crédible et encadrée. D’ailleurs, il est fréquent que la boîte de communication se charge des relations de presse pour ses clients.

Le cabinet sert, en quelque sorte, d’accélérateur et d’entremetteur entre l’entreprise et les médias.

4. Créativité

Les équipes des cabinets de relations publiques sont créatives et réfléchiront au plus grand nombre d’idées possible pour répondre aux besoins du client. Avec son regard neuf, le conseiller externe sera plus apte à définir le meilleur moyen à utiliser pour diffuser une information, faire connaître votre produit/service, ou gérer une crise, par exemple.

D’autre part, les journalistes aiment bien les relationnistes qui ont de l’initiative. Comme tout roule rapidement dans les médias, une suggestion d’un angle intéressant à couvrir est souvent bienvenue. L’agence, avec son oeil externe et ses contacts journalistiques, peut jouer un rôle-clé sur cet aspect.

5. Le temps, c'est de l'argent!

Vous connaissez certainement ce dicton et il s’applique bien au monde des affaires. Le temps que vous prendrez pour organiser un événement de presse ou rédiger les documents à remettre aux médias vous empêchera de réaliser vos tâches quotidiennes. De nos jours, il faut aussi penser au temps que demanderont la gestion des réseaux sociaux et la rédaction des publications à diffuser.

Une firme de relations publiques vous permet de concentrer vos énergies sur votre travail principal, en plus de vous fournir des rapports et des évaluations complètes en lien avec le projet.

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Cette courte liste ne contient que quelques-unes des raisons pour lesquelles il est recommandé de faire appel aux services d’une firme externe en relations publiques. Maintenant que vous êtes convaincu(e), contactez l’équipe de Beaudoin relations publiques!

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Votre organisation s’apprête à vivre un changement? Qu’il s’agisse d’acquisition, de fusion, d’ouverture ou fermeture, de déménagement ou autres, il importe d’en informer vos différents publics. Dans ces circonstances, une communication efficace permet de vivre la transition plus facilement et de retomber plus vite «sur vos pieds». Voici quelques outils pour vous aider :

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1. Réaliser un plan d'actions de communication

Pour certains, cette étape est complexe et laborieuse. On vous l’accorde! Mais malheureusement pour vous, elle est ESSENTIELLE. C’est ce qui guidera toutes vos actions en lien avec le changement à venir. Et justement, en situation de changement, il vous faut une base solide, un document complet auquel vous référer pour planifier et réaliser les actions.

Le plan d’actions de communication vous permet d’avoir, en un coup d’oeil, les grandes lignes des éléments à mettre de l’avant pour la durée de votre projet. Des communications spécifiques, ciblées, envoyées au bon moment, et à travers les bons médias, s’il y a lieu, permettront de bien faire passer votre message.
Psst! Si cette étape vous donne vraiment du fil à retordre, faites appel à Beaudoin relations publiques ! Les plans de comm, ça nous connaît! ;) 

2. Concevoir un document Questions-Réponses

Quand un changement important survient dans une organisation, cela suscite généralement beaucoup de questionnements. Dans la majorité des cas, plusieurs intervenants sont au fait du dossier avant qu’il ne soit annoncé officiellement. Un bon outil à concevoir est un document de type Questions-Réponses, qui permet de cibler les questions sujettes à survenir et les réponses à utiliser par toutes les personnes concernées. Ce document peut être utile si vous devez répondre aux questions de journalistes, par exemple. Un message unique et la même réponse offerte par les différents intervenants auront un fort impact pour vos publics. On reconnaîtra le leadership et la cohérence dans l’entreprise.

3. Communiquer à l’interne

En situation de changement, vous devez absolument tenir les membres de votre équipe informés. Évidemment, il faut y aller une étape à la fois et s’assurer que la transaction, par exemple, ira de l’avant avant de mettre tous les employés au parfum.

Par contre, si certains voient des choses ou se posent des questions, un bon employeur leur donnera des réponses et les rassurera sur leurs interrogations ou inquiétudes. Vos employés sont les premiers qui partageront l’information sur le terrain et la façon dont on s’adressera à eux joue pour beaucoup sur la réception qu’ils auront face au changement annoncé. Il est donc primordial de ne pas les négliger dans la gestion du changement, peu importe sa nature!

4. Prévoir les imprévus

S’il y a bien quelque chose qui ne change pas, c’est le changement, n’est-ce pas? Dans une situation de changement telle que décrite en début d’article, il est évident que des imprévus se trouveront sur votre chemin. Nous vous suggérons donc de prévoir un budget plus élevé, à titre d’exemple, ou encore de vous donner plus de temps que nécessaire dans la réalisation de chacune des étapes. Cela vous évitera donc de vous retrouver au dépourvu en cours de route.

5. Être ouvert aux commentaires

Il peut arriver que quelques-uns de vos employés et/ou clients soient réfractaires vis-à-vis le changement que vous apportez à l’organisation. Vous devez faire preuve d’ouverture et écouter leurs commentaires, et les rassurer, le cas échéant.

Pour ce faire, il est souhaitable de mettre sur pied une plateforme selon le contexte (ligne téléphonique spéciale, adresse courriel spécifique, groupe Facebook…) et faire mention dans vos communications des moyens mis à la disposition des gens pour pouvoir s’exprimer sur le sujet.

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Enfin, dites-vous bien une chose : si vous abordez vos communications de changement avec assurance, vous vous démarquerez aux yeux des gens concernés, que ce soit les employés, les clients, les partenaires, les fournisseurs, etc. Une personne convaincue aura beaucoup plus de facilité à convaincre son auditoire!

En effet, une communication efficace et complète des changements est essentielle afin que le plus grand nombre les comprennent, y adhèrent et s’en fassent les ambassadeurs. Que vous perceviez la réaction à un changement comme positive ou négative, rappelez-vous qu’il sera toujours préférable de bien le communiquer pour en tirer les meilleurs résultats.

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Peu importe la nature et l’ampleur de la crise, quand elle survient, il faut agir. Les premières heures sont les plus cruciales et quand le malheur frappe, les intervenants concernés n’ont que très peu de temps pour prendre des décisions importantes, mettre en place les mesures d’urgence, répondre aux médias, rassurer les employés et les clients, etc.

Il faut savoir que la façon dont une crise est gérée devient souvent plus importante que la crise elle-même. Le succès d’une gestion de crise dépend de la vitesse avec laquelle une organisation se coordonne pour la traverser et la promptitude dont elle fait preuve pour mettre en place les mécanismes de résolution de cette dernière.

S’outiller pour affronter une crise éventuelle n’a rien d’alarmiste ou de défaitiste, au contraire. Puisque toute organisation est appelée à gérer des problèmes et éteindre des feux au quotidien, il est normal, voire crucial, de se préparer pour des cas de plus grande envergure. D’ailleurs, pour plusieurs, la véritable question n’est pas si la crise frappera, mais plutôt quand elle le fera.
Il existe différents moyens pour être bien préparé à faire face à une crise, quelle qu’elle soit. En voici quelques-uns.

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1. Plan de gestion de crise

Ce document complet sera votre «meilleur ami» si une crise survient. Il s’agit d’un outil essentiel que chaque organisation devrait avoir. Évidemment, selon la nature des activités de l’entreprise, les composantes du plan seront différentes, mais il permet d’établir les grandes lignes de la marche à suivre.

Il n’y a pas une recette unique pour la conception d’un tel plan, mais il est évident que des éléments incontournables doivent s’y trouver : membres de la cellule de crise, mécanique du déclenchement de la crise, liste de contacts, réseau et chaîne de communication, gestion de l’espace physique, etc.

La simple idée d’avoir à réaliser cette tâche vous angoisse? Faites appel aux experts de Beaudoin relations publiques pour vous accompagner dans cette démarche!

2. État de situation

Cette étape peut se faire parallèlement au plan de gestion de crise. Il s’agit de faire une introspection et indiquer si l’entreprise a déjà eu à faire face à une crise, et si oui, de quoi s’agissait-il? Comment avait-elle été gérée? Les points fort et les points faibles? Cet état de situation vous amènera à voir les lacunes à corriger dans le cas d’un événement similaire.

D’autre part, il serait plus que pertinent pour toute organisation de dresser une liste de ses risques potentiels ou des crises sujettes à survenir. Par ailleurs, il peut aussi être intéressant de demander l’avis d’une firme externe de relations publiques pour vous outiller davantage et vous challenger sur les mesures mises en place.

3. Document Questions/Réponses

Il peut être bon d’avoir un modèle de document Questions/Réponses dans vos dossiers. Vous pourriez ainsi l’adapter si une crise survenait. Vous devrez alors en distribuer une copie aux principaux dirigeants, qui devront fort probablement avoir à répondre aux questions d’employés, de clients, etc. De cette manière, toutes les personnes susceptibles de répondre à des interrogations auront les mêmes réponses à fournir. La cohérence est de mise!

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En cas de crise, que faire publiquement?

Évidemment, quand une crise survient, beaucoup de travail se fait entre les différents intervenants impliqués, et ce, à huis clos. Par contre, il faut aussi informer le grand public et les médias. Demeurer muet et avare de commentaires n’est certainement pas une bonne idée. Cela empirera la situation et laissera toute la place aux «gérants d’estrade». Il sera plus difficile de reprendre le contrôle par la suite.

Voici un top 3 des astuces à avoir en tête pour gérer la crise publiquement.
 

1. Définir un porte-parole

Si la crise dépasse les murs de l’entreprise, les médias risquent alors de s’y intéresser. Si tel est le cas, un porte-parole officiel doit avoir été désigné préalablement. En effet, une seule personne aura la responsabilité de donner de l’information aux journalistes. Cela évite que différentes versions de l‘événement se mettent à circuler et augmentent ainsi le risque de propager de la fausse information.

2. Faire un point de presse

Si la crise a pris une grande ampleur, il peut être utile de convoquer les médias à un point de presse. Il s’agit d’une occasion pour les dirigeants de démontrer qu’ils prennent la situation au sérieux et permet aux journalistes de poser leurs questions.

3. Utiliser les médias sociaux

À l’ère des médias sociaux, l’annonce d’une crise, peu importe sa nature, peut se répandre comme une traînée de poudre. Les internautes commentent et peuvent facilement mettre leur grain de sel, sans connaître la réalité. C’est pourquoi il est important, dans ces situations difficiles, d’utiliser ses réseaux sociaux pour faire le point sur les événements. On doit donner l’heure juste, sans trop en dire. On relate des faits confirmés et vérifiés. Si la crise est d’une plus grande ampleur et qu’une veille constante des médias sociaux est nécessaire, il est possible de faire appel à des firmes spécialisées dans le domaine.

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Dites-vous qu’une crise, ce n’est jamais facile à gérer. C’est pourquoi il vaut mieux être prévoyant et être prêt lorsqu’elle survient. Des spécialistes en communication, comme l’équipe de Beaudoin relations publiques, sont là pour vous épauler dans ce travail et vous accompagner en cas de tempête.

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De nos jours, il est absolument nécessaire pour les entreprises d’être présentes sur les médias sociaux. Or, être simplement présent n’est pas suffisant. Les organisations doivent être actives, publier du contenu pertinent et informatif tout en interagissant avec leurs abonnés. C’est pourquoi les relationnistes incluent presque toujours les médias sociaux dans les stratégies qu’ils proposent à leurs clients : ils sont indispensables aujourd’hui.

Bien qu’ils constituent un outil de promotion considérable pour votre entreprise, plusieurs éléments de relations publiques sont à considérer dans la gestion des médias sociaux :

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• Vos médias sociaux sont la vitrine de votre entreprise

Soyons honnêtes, il n’y a rien de plus agaçant que de consulter la page d’une entreprise et de voir que la dernière fois qu’elle a publié, c’était il y a plus d’un an ou de voir des fautes d’orthographe dans le texte sur une publication…

N’oubliez pas que vos pages sur les médias sociaux sont une vitrine pour votre entreprise. C’est pourquoi vous devez faire attention à l’image que vous projetez sur vos pages. Celles-ci doivent refléter qui vous êtes vraiment : une entreprise professionnelle? Créative? Qui outille ses clients? Bref, pensez à qui vous êtes réellement et assurez vous que vos abonnés saisiront votre image d’entreprise à travers vos publications. Trucs du métier : référez-vous à vos valeurs d’entreprise. Vous ne vous tromperez pas!

• Gestion des médias sociaux = gestion de réputation ?

Avec les médias sociaux, les citoyens ont un pouvoir qu’ils n’ont jamais eu auparavant. Quiconque a quelque chose à dire sur votre entreprise peut le faire en laissant un avis, un commentaire ou en publiant quelque chose qui peut devenir viral. Il faut donc être à l’affût de tout ce qui se dit sur votre entreprise sur les médias sociaux et traiter une situation de la sorte de la même façon qu’une crise de plus grande envergure. Un événement banal qui se produit au sein de votre entreprise peut rapidement faire le tour de la ville, ou même de la province en quelques heures. Toutefois, en gérant la crise dès qu’elle survient, on peut rectifier le tir. Sur les médias sociaux, le silence est à proscrire : il faut plutôt privilégier la transparence.

• Une communication qui n’est pas unidirectionnelle

ATTENTION! Si vous suscitez des commentaires, il faut bien sûr s’assurer d’y répondre! Prenez le temps, quelques fois par jour, de jeter un coup d’oeil aux notifications des pages de votre entreprise et répondez à vos abonnés. Portez aussi attention aux messages privés reçus (ex. : Messenger) pour vous assurer d’y répondre dans un court délai. Ils seront certainement ravis de voir que vous avez lu leur commentaire ou répondu à leur question! Pourquoi? Parce que la communication n'est pas unidirectionnelle! Votre clientèle doit savoir que vous vous souciez réellement de leur problématique ou de leur témoignage.

• Le document Questions et Réponses : une manière efficace de prévoir les enjeux reliés à votre entreprise

En relations publiques, quand il est question de gestion des médias sociaux, on parle souvent de gestion des risques. En fait, une entreprise doit se poser la question suivante : quels sont les enjeux, sujets chauds ou questions fréquemment posées par ma clientèle? En réfléchissant sur ces sujets, le gestionnaire de communauté, de concert avec la direction, peut construire un document de type Questions et réponses. Ce document assure que les réponses aux questions sensibles ou fréquemment posées soient établies à l’avance. De cette façon, elles seront uniformes, réfléchies et arrimées à la stratégie de l’entreprise.

L’élaboration de ce type de document permet de gagner du temps et d’éviter que quelqu’un réponde de façon impulsive aux commentaires qui sont laissés.

QUELQUES OUTILS À NE PAS NÉGLIGER...

• La politique d’utilisation des médias sociaux

Le développement d'une politique d'utilisation des médias sociaux a pour but d'offrir aux gestionnaires un cadre de travail et des règles à suivre dans l'exploitation de leur médias sociaux. Ce document s'adresse aux employés de l'entreprise, que ceux-ci utilisent les médias sociaux à des fins personnelles ou corporatives. Il s’adresse également aux gens qui publient sur les pages (gestionnaire de communauté). En fait, il s’agit d’une sorte de livre de recettes pour que chacun sache ce qu’il peut faire ou ne pas faire sur ses plateformes personnelles ou sur les plateformes de l’entreprise.

Ce qu’elle peut contenir :
 contenu à publier sur plateformes concernées
 objectifs d’utilisation des médias sociaux
 rôles et responsabilités
 contenus inappropriés et inappropriés
 valeurs à véhiculer au sein des médias sociaux
 nétiquette
 élaboration des mesures en cas de non-respect de la nétiquette

• La nétiquette

Intégrée à la politique de communication, la nétiquette regroupe les règles de conduite à adopter par les abonnés. Par exemple, elle peut indiquer que les attaques, les insultes, les propos diffamatoires, les commentaires abusifs, le langage grossier et autres sont prohibés et seront supprimés s’ils sont utilisés.
La nétiquette vous donne un levier qui vous donne le droit de bloquer ou de supprimer l’accès à toute personne qui ne respecte pas les règles. Petit conseil : insérez la nétiquette dans la section « à propos » sur votre page. De cette manière, elle sera accessible et visible pour les utilisateurs.

• La veille sur les médias sociaux

Sur le long terme, faire de la veille est très utile pour savoir ce qu’aiment vos clients et ce que fait votre concurrence. En effet, les médias sociaux sont des mines d’information.
La veille permet de :
 garder un oeil sur la concurrence
 anticiper les sujets qui suscitent la critique
 offrir une assistance à votre clientèle
 découvrir ce qui intéresse votre cible

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À l’ère des médias sociaux, les fausses nouvelles sont de plus en plus répandues. En effet, une simple publication sur Facebook peut être partagée des centaines de fois, et ce, en quelques minutes seulement. À la lumière de cette réalité, il importe de se poser une question : l’information partagée est-elle véridique ou est-ce une fausse nouvelle?

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une fausse nouvelle? Cette dernière est définie selon Jeff Yates, spécialiste en vérification des faits, comme « une information soit carrément fausse, soit détournée, exagérée ou dénaturée à un point tel qu’elle n’est plus véridique, présentée comme une vraie nouvelle dans le but de tromper les gens. Cela peut être fait pour générer des clics et des partages sur les réseaux sociaux, pour atteindre des objectifs quelconques (politiques, idéologiques, économiques, etc.) ou simplement pour se moquer de la crédulité des lecteurs ».

Voici quelques questions à se poser pour déceler les fausses nouvelles :

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1. Qui a rédigé l'article?

La meilleure façon de reconnaître une fausse nouvelle est de regarder la source. Est-ce que le texte est signé? Si oui, qui est l’auteur et son média? Par la suite, il faut s’assurer de vérifier la crédibilité de cet auteur et de son média/organisation. Une simple recherche sur Google pourra vous aiguiller sur son expertise ou même sur ses publications antérieures.

Pour ce qui est du média ou de l’entreprise pour lequel le signataire du texte travaille, vérifiez la légitimité de celui ou celle-ci. L’objectif du média est-il d’informer ou de convaincre ses lecteurs d’une idéologie? Vous informer sur le média lui-même est une très bonne façon de savoir si la nouvelle que vous consultez est véridique ou non.

2. Est-ce que le contenu de l’article est véridique?

Cette question est souvent négligée. Pourtant, il est primordial de vérifier la date de parution d’un article. Il nous est tous déjà arrivé de consulter notre fil d’actualité sur les médias sociaux et de voir un article de 2011 qui a été repartagé aujourd’hui… Nombreux sont les internautes qui négligent l’importance de bien vérifier la date de parution de la nouvelle avant de la partager sur leurs médias sociaux.

Mais, attention! Il arrive parfois que des articles ne comportent même pas de date de parution. Faites-nous confiance, il est mieux de rester loin de ceux-ci! Un article vérifié et véridique d’un média légitime comportera toujours une date. 

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En somme, bien que plusieurs médias tentent de propager de l’information de qualité, les fausses nouvelles restent d’actualité, surtout avec la présence des médias sociaux. Les astuces que nous avons présentées vous outilleront certainement pour les reconnaître et ainsi, vous serez bien informé sur le monde qui vous entoure!

Petit truc (non objectif de notre part): Engager un expert en relations publiques pour partager vos nouvelles peut être une bonne solution, car vous vous assurez qu’elles soient partagées à des médias pertinents, rigoureux et qui véhiculent des informations vérifiées. C’est un pensez-y bien!

Envie de tenter l’expérience? Contactez l’équipe de Beaudoin relations publiques!

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Le réseautage représente des actions servant à augmenter ses contacts professionnels ainsi qu’à faire valoir ses services/produits. Il s’agit également d’un bon moyen d’obtenir des informations et des recommandations. Il est important de garder en tête que, même en 2018 avec tous les moyens technologiques dont nous disposons, le bouche-à-oreille demeure un moyen de communication très efficace. Les références peuvent rapidement devenir exponentielles si vous bâtissez un large réseau et que vous l’entretenez adéquatement. Dans cet article, Beaudoin relations publiques vous donne des conseils afin de maximiser votre participation aux activités de réseautage.

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1. Brisez la glace

Si vous êtes timide et qu’il s’agit de vos premiers événements de réseautage, allez-y accompagné. Une fois que vous aurez participé à plusieurs activités, vous reconnaîtrez des visages et vous ne ressentirez plus le besoin de devoir y aller avec quelqu’un. De plus, s’il s’agit de vos premières fois, allez-y avec un événement qui vous plaît à la base. Vous n’êtes pas matinal ? Optez pour des activités en soirée du genre 5@7. Il y en a pour tous les goûts. Achetez vos billets à l’avance si l’activité en requiert, vous serez déjà engagé et vous diminuerez vos chances de vous désister par nervosité.

2. Préparez-vous

Tout commence par la tenue vestimentaire. Une activité de réseautage n’est pas une sortie dans un bar. Attention aux vêtements trop suggestifs et aux décolletés plongeants. Portez des souliers propres et confortables. Si vous avez une épinglette d’entreprise, portez-la (à gauche). Attention aux lunettes de soleil! Rappelez-vous, il est important d’avoir une apparence soignée, car vous n’avez pas deux chances pour faire une bonne première impression. Pas moins de 80 % d’une première impression n’a rien à voir avec nos paroles.

Une fois votre tenue choisie, donnez-vous un objectif à atteindre. Par exemple, vous pourriez vous donner le défi d’établir trois contacts au cours de l’activité de réseautage. Déterminez aussi votre cible, cela vous aidera à aller parler aux bonnes personnes afin d’avoir des retombées. Vous pouvez aussi vous préparer quelques mots clés qui vous aideront à définir votre entreprise et votre travail. Prévoyez des cartes professionnelles en quantité suffisante et… avec les informations à jour. Arrivez tôt à l’événement, repérez les toilettes, le vestiaire, etc. De cette façon, vous vous sentirez en contrôle de votre environnement.

3. La première impression

Allez voir les gens et donnez des poignées de mains fermes (sans être violent). Regarder la personne à qui vous vous adressez dans les yeux lorsque vous lui serrez la main (d’où l’abstention des lunettes de soleil…).

4. Trouvez le parfait équilibre entre business et casual 

Bien que le but du réseautage soit de faire valoir son entreprise, il faut faire attention à bien doser les conversations. Nous référençons des entreprises, certes, mais aussi les personnes derrière celles-ci. N’hésitez pas à montrer votre personnalité dans vos conversations, c’est ce qui fait que les gens se souviendront de vous. D’ailleurs, parler de vos intérêts en dehors du boulot vous aidera à trouver des points communs avec d’autres participants mettant ainsi la table pour de futures conversations aux prochains événements.

5. À vos suivis !

Il est important que l’activité de réseautage porte fruit. Prenez des notes sur les cartes professionnelles que les gens vous remettent et demandez à ceux à qui vous en donnez s’ils acceptent que vous les rappeliez pour une rencontre. À la suite de l’événement, si on vous appelle, démontrez que vous êtes réellement content. N’oubliez pas d’informer la personne si vous êtes en mains libres. Par ailleurs, si vous appelez quelqu’un, surtout sur son cellulaire, demandez-lui s’il s’agit d’un bon moment pour lui parler (à faire dans n’importe quel contexte). Faites vos propres démarches en rappelant vous-même, cela vous permettra de garder le contrôle. N’oubliez pas d’être actifs sur les réseaux sociaux et n’hésitez pas à ajouter les personnes à votre réseau sur LinkedIn. Surtout, resaluer les gens que vous avez rencontrés dans une activité précédente.

L’attitude du gagnant :

• Gardez en tête qu’on engage des personnes et non des firmes;

• Apportez votre sourire;

• Vous n’êtes pas là pour vendre, mais pour en apprendre sur les autres afin de bien leur offrir vos services. L’objectif est d’entrer en relation avec les gens;

• Soyez sincère;

• Soyez positif. Laissez vos mauvaises expériences de côté. Les gens ne sont pas dans une activité de réseautage pour entendre chialer;

• Ne jamais faire de médisance;

• Soyez courtois avec le personnel. Ne chialez pas après la serveuse;

• Faites du réseautage plutôt que boire et manger. C’est inconscient, mais l’humain n’a pas tendance à déranger quelqu’un qui mange;

• Attention à votre consommation d’alcool;

• Évitez de rester avec les gens que vous connaissez.

On s’imagine que la prise de parole en public se fait devant une foule. Pourtant, le public en question peut être composé d’une seule personne. Ainsi, il est presque impossible de ne jamais avoir à le faire, surtout si vous êtes un dirigeant d’entreprise. Rassurez-vous ! Il existe plusieurs conseils pour faire une allocution digne des grands orateurs de ce monde.

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Quelques trucs du métier :

1. La préparation

Se préparer ne veut pas dire apprendre par cœur, mais prévoir les pauses au bon moment, structurer son texte, choisir les bons termes. Tout comme les personnalités publiques, vous pouvez vous entourer d’une équipe d’experts pour la rédaction de votre discours. BEAUDOIN relations publiques se fait un plaisir d’accompagner les gens dans leur processus de prises de parole.

2. Le crayon est votre meilleur ami

Beaucoup d’éléments peuvent changer à la dernière minute. Il est donc important d’avoir un crayon à portée de main afin d’annoter son texte, et ce, jusqu’au moment de faire son discours.

3. Ne jamais tenir pour acquise votre mémoire

Même si cela peut sembler banal, il est important d’écrire les détails que nous connaissons bien, comme les noms de nos collègues, par exemple. En cas de blanc (et Dieu sait que nous pouvons presque oublier notre propre nom dans ces situations-là!), nous n’avons qu’à baisser les yeux, l’air de rien.

4. Prendre conscience de son non-verbal

Puisque les humains regardent avant d’entendre, la posture, la gestuelle et le regard sont des détails très importants. Cependant, nous ne pouvons pas corriger quelque chose dont nous n’avons pas conscience. Ainsi, il est conseillé de se filmer et de se regarder afin de connaître les détails à améliorer. Attention! Il faut bien doser le contrôle du non-verbal, car il ne faut pas avoir l’air d’un robot.

5. Ne pas avoir peur des silences

L’auditoire ne sait pas de quoi on va lui parler. C’est pourquoi laisser des pauses permet à celui-ci de bien « digérer » l’information qu’il a entendue. Il n’est donc pas interdit de prendre une gorgée d’eau durant la présentation, bien au contraire! En général, s’autoriser une pause montre que l’orateur a confiance en lui et qu’il est en contrôle.

6. Apprendre à gérer son stress

Il faut respirer avant et pendant l’allocution, et bien le faire. Les expirations sont tout aussi importantes que les inspirations.

Il ne faut surtout pas hésiter à faire sortir le stress de son corps. Bouger avant de monter sur scène pour dépenser le surplus d’énergie aide à devenir plus calme par la suite. De plus, avant une longue prise de parole, il faut étirer les muscles du visage qui ne sont pas habitués à être sollicités aussi longtemps. La prononciation sera bien meilleure.

Durant l’allocution, il ne faut surtout pas se concentrer sur les catalyseurs négatifs, mais plutôt sur les positifs. Identifier des personnes qui sont intéressées à ce que vous dites, vous redonnera confiance et vous aidera à diminuer votre stress.

7. Mettre les choses en perspective

Livrer un discours, même si c’est une grande source de stress pour plusieurs, n’est pas une question de vie ou de mort. On veut tous être parfait sur scène, mais au final, les gens ne veulent voir qu’un être humain. Il faut donc accepter le fait que nous ne sommes pas parfaits et ne pas se laisser distraire par les petits accrochages qui peuvent survenir.

8. Se pratiquer

Eh oui, la prise de parole en public, c’est une compétence qui s’apprend... et se perd. Il est important de profiter des occasions qui nous permettent de s’exprimer. Plus on fait quelque chose souvent, moins il y a d’angoisse et plus ça devient naturel.

Bref, il faut retenir que la prise de parole en public, ça s’apprend! Cet article n’est qu’un bref aperçu de tous les conseils possibles pour s’améliorer et surtout pour en arriver à avoir du plaisir à s’exprimer en public. Pour en savoir davantage, BEAUDOIN relations publiques offre la formation « Parler en public : domestiquez la bête ».

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Impartition n.f. (définition du Larousse)

Stratégie d'une entreprise qui se procure à l'extérieur des biens matériels ou des services, au lieu de prendre elle-même en charge leur production ou leur fourniture. (Les différentes techniques d'impartition sont la sous-traitance, la franchise, la concession, la licence d'exploitation.)

Saviez-vous qu’une ressource de Beaudoin relations publiques peut vous être «prêtée» dans le cadre d’un mandat de communication?

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Même si votre entreprise ou organisation possède une personne responsable des communications, il est possible que pour un mandat spécifique nécessitant plus de ressources ou d’expertise, vous ayez besoin de renfort.

Souvent, le client délègue une ou quelques-unes de ses activités à une firme externe, et ce, pour une période donnée, généralement plutôt limitée dans le temps. Dans ces cas, il n’est pas rare que le professionnel travaille directement chez le client, ce qui lui permet d’avoir accès aux réponses plus facilement et ainsi d’être plus outillé pour faire son travail de manière efficiente. C’est une formule «gagnante-gagnante» puisque de son côté, le client trouvera avantageux de pouvoir profiter de l’expertise (ressources et services) d’un cabinet.

Un employé de cabinet de relations publiques peut aussi, par exemple, assurer l’intérim d’une ressource dédiée aux communications qui a quitté son employeur sans que ce dernier n’ait eu le temps de la remplacer. Une fois le poste comblé par l’entreprise, le contrat avec la firme se termine…mais avec un avantage en poche : la personne «prêtée» a été au coeur de vos activités et connaît beaucoup mieux l’organisation. Donc, si une crise survenait ou un mandat plus complet requerrait son apport, elle serait un atout efficace et très utile!

Par ailleurs, certaines grandes organisations choisissent d’impartir la totalité de leurs activités de communication.

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EN RAFALE !

À qui s’adresse l’impartition?
L’impartition s’adresse à toutes les petites, moyennes ou grandes entreprises/organisations qui souhaitent se concentrer sur leurs activités principales et déléguer des tâches reliées aux communications.

Dans quel contexte recourir à l’impartition?
Il y a autant de raisons de recourir à l’impartition qu’il y a d’entreprises. En effet, les contextes où l’impartition s’avère être la meilleure solution sont très variés : surcharge temporaire de travail à l’interne, désir de l’entreprise de se concentrer sur ses activités principales, manque d’expertise à l’interne, etc. Un cabinet de relations publiques peut répondre à une grande variété de besoins pour un client. C’est pourquoi certains dirigeants préfèrent embaucher des experts en communication pour la réalisation de leurs projets.

Comment ça fonctionne?
Dans le cas d’une impartition, les partenaires s’entendront généralement sur une banque d’heures pour une période ou pour un mandat précis.

Quels sont les avantages de l’impartition?
Ils sont nombreux! On peut parler d’économie de main-d’oeuvre ou encore des frais reliés à l’emploi et à la formation des employés. De plus, le fait de sélectionner un fournisseur qui est un expert dans son domaine n’est pas négligeable. Et dans une vision à long terme, il peut être très intéressant de développer un partenariat solide avec une firme qui peut combler vos besoins précis en matière de communication. Enfin, en période de pénurie de main-d’oeuvre, l’impartition vous permet d’avoir accès à des professionnels rapidement.

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Envie de tenter l’expérience? Contactez l’équipe de Beaudoin relations publiques!

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